Erros que você deve evitar nas
reuniões
1- Não apresente uma proposta sem considerar os
ouvintes. Suas
chances de ser bem-sucedido nas reuniões serão ampliadas se ao expor uma
proposta ou um projeto levar em conta as características e os anseios dos
outros participantes.
2 - Não comece batendo de frente.
Se em uma reunião houver pessoas que não concordam com você, tome cuidado para
não dar sua opinião desde o início. Procure desarmá-las mencionando antes nos
pontos que tenham em comum. Depois que baixarem a guarda será mais fácil fazer
com que pelo menos ouçam seus argumentos.
3 - Não pressuponha que o assunto seja conhecido.
Embora as reuniões quase sempre sejam realizadas com o objetivo de solucionar
problemas, não parta da pressuposição de que a questão já seja conhecida por
todos. Antes de propor soluções procure esclarecer quais os problemas que
precisam ser resolvidos.
4 - Não deixe de esclarecer quais os assuntos que
serão debatidos. Logo no início da reunião procure informar de
maneira concisa os pontos que serão discutidos, as informações já conhecidas e
os objetivos a serem atingidos.
5 - Não permita que monopolizem as discussões.
Se você liderar a reunião, evite que apenas algumas pessoas se manifestem. Faça
perguntas e peça opinião de todos para que se sintam incluídos nos debates.
6 - Não fale fora de hora.
Se você for um dos participantes da reunião, evite tomar a palavra para
responder às perguntas específicas de outras áreas. Procure só dar sua opinião
quando outros profissionais não tiverem informações e você sentir que poderá
colaborar com sua participação.
7 - Não esconda informações.
Como líder de uma reunião você poderá colaborar com o grupo expondo as
informações que já possui sobre o tema. Quanto mais subsídios os participantes
tiverem, mais atuantes serão.
8 - Não seja desagradável. Não faça
brincadeiras que possam ridicularizar os outros participantes. O uso da ironia,
do sarcasmo e da crítica desnecessária pode criar uma imagem antipática. Por
mais descontraído que seja o ambiente não brinque com as características
físicas, nem revele gafes dos outros participantes.
9 - Não seja sério demais.
Se o assunto permitir e você for o líder da reunião, procure se mostrar
descontraído, leve e bem-humorado. Esse comportamento mais amistoso poderá
estimular a participação mais ativa de todos.
10 - Não negligencie com o horário.
Estabeleça horário para iniciar e para terminar a reunião. E procure cumprir o
que foi combinado. Assim, os outros profissionais poderão assumir compromissos
antes e depois do horário e aproveitar melhor o tempo.
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