Como melhorar sua
participação nas reuniões
Ah, pelo amor de Deus, essa
não era a hora de marcar mais uma reunião. Será que esses cabeças-de-vento não
sabem que estou atolado de trabalho e sem tempo nem para respirar?
Essas reações de indignação
talvez não sejam tão incomuns nas empresas, e é provável até que ocorram com
mais freqüência do que imaginamos.
Nem sempre as reuniões São
bem planejadas e, por falta de orientação adequada, chegam a ser lideradas de
maneira incompetente.
Assuntos que poderiam ser resolvidos
com dois ou três telefonemas, com alguns e-mails, ou até com rápidas conversas
de corredor, acabam paralisando o trabalho de profissionais importantes para
que participem de reuniões.
Reuniões bem planejadas e
corretamente conduzidas podem dar excelente resultado. Vejamos os cuidados que
precisam ser tomados para que esses encontros sejam sempre produtivos.
Comece fazendo uma pauta
Quando pensar em fazer uma
reunião, reflita bem para se certificar de que ela é realmente necessária.
Se chegar à conclusão de que
a reunião precisa mesmo ser feita analise todos os assuntos que pretende
discutir e estabeleça uma pauta considerando os temas que tenham prioridade.
Parece óbvio demais.
Entretanto grande parte das reuniões não funciona bem por falta de pauta.
Planeje o tempo que pretende
consumir com cada um dos tópicos para ter noção do horário de encerramento.
Assim, se um item se alongar mais do que o previsto, poderá compensar,
reduzindo ou até eliminando os que ainda não foram discutidos.
Organize as etapas da reunião
Cada etapa da reunião deve
ser planejada para facilitar a atuação dos participantes permitir a troca de
informações orientar as decisões e afastar possíveis dúvidas ou divergências.
A reunião pode ser dividida
em quatro etapas e assim atingir melhores resultados.
Proposição
O líder deverá fazer uma breve apresentação, em que
indicará de maneira clara o problema a ser discutido, o objetivo a ser
alcançado, detalhes ou informações já apuradas, enfim, tudo que servir para
facilitar a participação eficiente do grupo e a conquista dos resultados
pretendidos.
Discussão da matéria
Depois de fazer a exposição inicial, o grupo começa a
discussão do assunto, aprofundando o problema levantado e sugerindo soluções.
Decisões
Durante os debates, algumas sugestões são derrotadas
pelos argumentos contrários, enquanto outras resistem aos ataques e mostram sua
consistência. E com base nessas sugestões que as decisões começam a ser
elaboradas.
Recapitulação
É a última parte da reunião e uma das mais importantes,
pois, ao recapitular cada uma das decisões tomadas, alguns equívocos ou dúvidas
podem ser eliminados.
Se alguma dúvida persistir na fase da recapitulação, é
conveniente voltar à discussão do tema até que seja esclarecida.
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