Reuniões - o que voce deve evitar

Erros que você deve evitar nas reuniões

1- Não apresente uma proposta sem considerar os ouvintes. Suas chances de ser bem-sucedido nas reuniões serão ampliadas se ao expor uma proposta ou um projeto levar em conta as características e os anseios dos outros participantes.

2 - Não comece batendo de frente. Se em uma reunião houver pessoas que não concordam com você, tome cuidado para não dar sua opinião desde o início. Procure desarmá-las mencionando antes nos pontos que tenham em comum. Depois que baixarem a guarda será mais fácil fazer com que pelo menos ouçam seus argumentos.

3 - Não pressuponha que o assunto seja conhecido. Embora as reuniões quase sempre sejam realizadas com o objetivo de solucionar problemas, não parta da pressuposição de que a questão já seja conhecida por todos. Antes de propor soluções procure esclarecer quais os problemas que precisam ser resolvidos.

4 - Não deixe de esclarecer quais os assuntos que serão debatidos. Logo no início da reunião procure informar de maneira concisa os pontos que serão discutidos, as informações já conhecidas e os objetivos a serem atingidos.

5 - Não permita que monopolizem as discussões. Se você liderar a reunião, evite que apenas algumas pessoas se manifestem. Faça perguntas e peça opinião de todos para que se sintam incluídos nos debates.

6 - Não fale fora de hora. Se você for um dos participantes da reunião, evite tomar a palavra para responder às perguntas específicas de outras áreas. Procure só dar sua opinião quando outros profissionais não tiverem informações e você sentir que poderá colaborar com sua participação.

7 - Não esconda informações. Como líder de uma reunião você poderá colaborar com o grupo expondo as informações que já possui sobre o tema. Quanto mais subsídios os participantes tiverem, mais atuantes serão.

8 - Não seja desagradável. Não faça brincadeiras que possam ridicularizar os outros participantes. O uso da ironia, do sarcasmo e da crítica desnecessária pode criar uma imagem antipática. Por mais descontraído que seja o ambiente não brinque com as características físicas, nem revele gafes dos outros participantes.

9 - Não seja sério demais. Se o assunto permitir e você for o líder da reunião, procure se mostrar descontraído, leve e bem-humorado. Esse comportamento mais amistoso poderá estimular a participação mais ativa de todos.

10 - Não negligencie com o horário. Estabeleça horário para iniciar e para terminar a reunião. E procure cumprir o que foi combinado. Assim, os outros profissionais poderão assumir compromissos antes e depois do horário e aproveitar melhor o tempo.

Reuniões - como resolver situações delicadas

Saiba como resolver as situações mais delicadas numa reunião

Como tratar o tipo desinteressado

O desinteressado que fica alheio à reunião. Senta-se num ponto afastado e ocupa-se com objetos ou tarefas como ler jornais, revistas, rabiscar papéis. Numa demonstração de desinteresse pelo que está sendo tratado.

Neste caso, para contornar o problema, levante uma questão dando um prazo para que ele medite e sugira uma resposta.

Como evitar as conversas paralelas

É uma situação em que, durante a reunião, o participante conversa com os companheiros que estão a sua direita ou à esquerda, normalmente tratando de assuntos não pertinentes aos objetivos pretendidos.

A solução é provocar uma pausa para que o ruído da conversa sobressaia no ambiente de tal maneira que as pessoas que estão conversando façam silencio, por se tocarem que estão incomodando.

Se isto não funcionar, peça que a pessoa de a opinião em voz alta para que todos possam participar.

Corno controlar o tipo monopolizador

É a pessoa que sempre tem uma história ou um caso para contar, dá opinião extensa sobre todos os assuntos, fala alto e ri ruidosamente.

É um tipo difícil de tratar e, para controlá-lo, é preciso personalidade forte e atenção redobrada.

Uma alternativa é procurar conversar com o participante antes da reunião e explicar delicadamente que o seu comportamento prejudica o andamento dos trabalhos e a participação dos demais componentes do grupo. Se não adiantar, durante a reunião, peça que só fale quando chegar sua vez, interrompendo o sempre que se manifestar fora de hora.

Como motivar o tipo calado

Age assim porque é tímido ou não tem convicção sobre a importância da sua presença.

Para ajudá-lo a participar mais ativamente, sempre que puder, peça sua opinião sobre assuntos ligados a sua área ou sobre sugestões dadas por outros participantes. Faça-o com delicadeza, mas com firmeza.

Como neutralizar o tipo pessimista

Para ele nada dará resultado, todas as soluções são inviáveis, ninguém consegue achar o caminho, vê tudo pelo lado negativo.

Se pedir a ele para explicar por que não concorda, é capaz de arrumar bons exemplos comparativos que justifiquem seu pessimismo.

A saída é pedir que, durante um determinado tempo, ouça e anote as sugestões sem emitir opinião.

Como evitar a ação do tipo protetor

É o participante que está sempre querendo explicar melhor o que o colega acabou de dizer. Por exemplo: “O que o João quis dizer na verdade é que...”.

Inicialmente peça que termine de ouvir a opinião do colega. Em seguida, depois que ele der sua versão sobre a fala, pergunte a quem deu a opinião se aquela explicação estava correta, se era aquilo mesmo que pretendeu dizer.

Reuniões - voce como participante

Saiba qual deve ser a sua atitude como participante da reunião

Sabendo agir de forma correta como participante de uma reunião, você terá maiores chances de fazer com que suas opiniões prevaleçam e de projetar uma imagem bastante positiva.

ü  Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura.

ü  Fale com voz pausada e audível

ü  Quando seus conhecimentos e experiência puderem ajudar, peça a palavra sem hesitar.

ü  Não responda a perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando não forem respondidas, tenha certeza de estar colaborando com a sua intervenção.

ü  Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado e evite diálogos paralelos

ü  Ao falar, olhe para todos os participantes; quando ouvir, olhe para quem fala.

ü  Não crie antipatias ridicularizando os colegas ou usando ironias desnecessárias

Se precisar refutar, cuidado para não magoar os grupos participantes. Use diplomacia, entendendo o ponto de vista contrário.

Não fale sozinho, dê oportunidade aos outros.

Algumas pessoas julgam erroneamente que, para participar bem de uma reunião, precisam falar bastante Em determinadas circunstâncias, mesmo sem falar é possível ter uma atitude participativa, pois a forma de prestar atenção nos debates, fazer anotações, pedir esclarecimentos revela participação.

Se julgar que deve dizer algumas palavras na reunião, mas não sabe o que falar poderá fazer alguns comentários sobre a opinião de outro participante, de preferência positivos. Se não tiver muito que dizer, não deveria se manifestar fazendo criticas.

Reuniões - como liderar uma

Saiba como liderar uma reunião

Da boa atuação do líder quase sempre dependerá o sucesso de uma reunião. Ao liderar uma reunião, você deverá perseguir sempre os seguintes objetivos:

ü  Motivar a participação de todas as pessoas

ü  Acompanhar atentamente o pensamento do grupo

ü  Fornecer informações para que a discussão tenha continuidade

ü  Manter o tema da discussão dentro dos limites dos problemas levantados e dos objetivos perseguidos

ü  Manter a descontração

ü  Propiciar um comportamento informal, sem cair na vulgaridade.

ü  Evitar e suplantar as situações delicadas

ü  Usar com propriedade a presença de espírito

ü  Fazer perguntas que estimulem o desenvolvimento e a concatenação das idéias do grupo

ü  Ser pontual para começar e concluir a reunião

ü  Manter a calma, a cordialidade e a tolerância.

ü  Reconhecer a importância de cada participante

A partir desses objetivos, podemos analisar algumas considera­ções sobre o papel e o comportamento do líder:

Se alguém comparece à reunião é porque deve ter algo a dizer. Cabe ao líder motivar a participação de todos.

Como, normalmente, o líder é também o superior hierárquico, deve procurar permanecer neutro. Se der uma opinião, os subordinados, até para garantirem o emprego talvez se sintam inibidos em dizer o que pensam verdadeiramente. Por isso, deve municiar a reunião com as informações que possuir, esclarecer dúvidas, estimular a discussão do tema, mas permanecer neutro.

Alguns se apresentam carrancudos por estarem tratando de assuntos muito sérios. Da mesma maneira, os subordinados, por poderem se sentir intimidados, talvez evitem dar opiniões e não participem como seria desejado. Lógico que não é para se desmanchar em sorrisos diante de assuntos graves, mas um semblante mais arejado poderá produzir melhores resultados.

Reuniões - como melhor sua participação

Como melhorar sua participação nas reuniões 

Ah, pelo amor de Deus, essa não era a hora de marcar mais uma reunião. Será que esses cabeças-de-vento não sabem que estou atolado de trabalho e sem tempo nem para respirar?

Essas reações de indignação talvez não sejam tão incomuns nas empresas, e é provável até que ocorram com mais freqüência do que imaginamos.

Nem sempre as reuniões São bem planejadas e, por falta de orientação adequada, chegam a ser lideradas de maneira incompetente.

Assuntos que poderiam ser resolvidos com dois ou três telefone­mas, com alguns e-mails, ou até com rápidas conversas de corredor, acabam paralisando o trabalho de profissionais importantes para que participem de reuniões.

Reuniões bem planejadas e corretamente conduzidas podem dar excelente resultado. Vejamos os cuidados que precisam ser tomados para que esses encontros sejam sempre produtivos.

Comece fazendo uma pauta

Quando pensar em fazer uma reunião, reflita bem para se certificar de que ela é realmente necessária.

Se chegar à conclusão de que a reunião precisa mesmo ser feita analise todos os assuntos que pretende discutir e estabeleça uma pauta considerando os temas que tenham prioridade.

Parece óbvio demais. Entretanto grande parte das reuniões não funciona bem por falta de pauta.

Planeje o tempo que pretende consumir com cada um dos tópicos para ter noção do horário de encerramento. Assim, se um item se alongar mais do que o previsto, poderá compensar, reduzindo ou até eliminando os que ainda não foram discutidos.

Organize as etapas da reunião

Cada etapa da reunião deve ser planejada para facilitar a atuação dos participantes permitir a troca de informações orientar as decisões e afastar possíveis dúvidas ou divergências.

A reunião pode ser dividida em quatro etapas e assim atingir melhores resultados.

Proposição

O líder deverá fazer uma breve apresentação, em que indicará de maneira clara o problema a ser discutido, o objetivo a ser alcançado, detalhes ou informações já apuradas, enfim, tudo que servir para facilitar a participação eficiente do grupo e a conquista dos resultados pretendidos.

Discussão da matéria

Depois de fazer a exposição inicial, o grupo começa a discussão do assunto, aprofundando o problema levantado e sugerindo soluções.

Decisões

Durante os debates, algumas sugestões são derrotadas pelos argumentos contrários, enquanto outras resistem aos ataques e mostram sua consistência. E com base nessas sugestões que as decisões começam a ser elaboradas.

Recapitulação

É a última parte da reunião e uma das mais importantes, pois, ao recapitular cada uma das decisões tomadas, alguns equívocos ou dúvidas podem ser eliminados.

Se alguma dúvida persistir na fase da recapitulação, é conveniente voltar à discussão do tema até que seja esclarecida.

Habilidades essenciais para uma comunicação

Habilidades essenciais para uma comunicação eficaz

Quando se negocia algo pessoalmente os aspectos Visuais podem influenciar no resultado. Entretanto, quando o contato se dá por telefone, o lado que tiver os argumentos mais fortes costuma vencer Podemos ob­ter as implicações de tais fatos no telemarketing; além de enfatizar a necessidade de preparo antes de se fazer a ligação, uma conclusão evidente é que a venda por telefone, por exemplo, torna-se bem mais simples quando se está preparado com vantagens que sobrepujem as possíveis objeções.

Quando conseguimos nos concentrar no conteúdo do que a pessoa diz, nossas interpretações são mais exatas. Isso mostra a extrema importância de prestar­mos atenção no que o cliente fala.

É necessário saber se o receptor está entendendo exatamente a idéia que queremos transmitir É importante lembrar que a comunicação decorre de uma percepção seletiva: as pessoas tendem a ouvir e a registrar apenas aquilo que lhes interessa, desprezando o que consideram irrelevante. O que parece trivial para um, pode ser de grande importância para outro.

Muitas pessoas, antes mesmo de escutarem a mensagem até o fim, se convencem de que o conteúdo do que está sendo dito é ruim. Por exemplo, um fumante começa a ouvir um caso de outro fumante, que está com enfisema pulmonar; a irritação do fumante diante do que pensa ser uma menção velada a seu vício, pode virar hostilidade. Provavelmente o emissor nem pensou em provocar essa pessoa, mas houve uma predisposição negativa à mensagem.

Concentrar-se nas idéias

Muitas vezes o cliente chega até nós com idéias obscuras sobre o que ele quer Neste caso é muito importante que nossa concentração esteja totalmente voltada ao cliente para que possamos entende-lo e aju­dá-lo no que for preciso.

Usar a inteligência emocional

Às vezes perdemos o controle com alguns clientes irritados e levamos suas agressões para o lado pessoal. Façamos constantemente uso do resignificado, transformando situações negativas em positivas, en­tendendo que, na maioria dos casos, a irritabilidade do cliente é com algo que o desagradou na empresa e não com a pessoa que o atendeu.

Não interromper o cliente, escutar a mensagem completa.

Existem pessoas que pensam ter bola de cristal ao ouvir alguém falar algo que lhes é familiar ou que não queiram escutar, imediatamente se manifestam interrompendo o interlocutor, antecipando-se ao que ele ia dizer, afirmando: "Já sei o que você vai falar", cortando o diálogo de forma deselegante e abrupta.

Há também pessoas com alto grau de ansiedade, que interrompem os outros com muita facilidade, tornando-se geralmente um "chato", como no exemplo a seguir:

Numa roda de amigos, um deles, falando a respeito da viagem que fez à Europa, é interrompido pelo chato, que começa com o seu monólogo;

"Ah! Eu também estive lá, visitei cinco países, fui à Alemanha, França, Holanda, Itália e Áustria. Adorei a França, e você?" - Mas não dá chance da pessoa falar absolutamente nada -, e continua: em uma cidade ao norte da França que é lindíssima, me impressionei demais, a cidade é Metz. Você conheceu?”- pergunta, mas novamente não dá oportunidade da pessoa responder - e continua falando, falando, falando sem quase dar pausas para respiração”.

Resistir às distrações

É óbvio que é muito mais interessante e prazeroso observar um colega imitando o chefe com muita perfeição que ouvir um cliente nervoso, reclamando de alguma coisa. Precisamos resistir e não olhar para esse colega, enquanto estivermos falando ao telefone.

Ser empático

Procure entender o ponto de vista do cliente; é fundamental inverter os papéis, colocar-se no lugar dele, para que a compreensão torne-se mais fácil.

Evitar preconceitos e preferências

Se você tem preconceito contra o sotaque carioca, nordestino, sulista etc., não os hostilize por isso. As preferências também são tão prejudiciais quanto os preconceitos Quando descobrimos que um cliente é nascido na mesma cidade que a nossa, a tendência é tratá-lo com maior prazer e privilégio, quando, na realidade, devemos agir dessa forma com to­dos os clientes.

Para reflexão:

è  Quantas vezes, conversando com alguém ficamos mais preocupados em preparar a resposta que vamos dar do que em escutar. O que a pessoa está dizendo?

è  Quantas vezes nem escutamos ou só escutamos pela metade?

è  Quantas vezes nos concentramos em nossa própria argumentação e não na mensagem do emissor?

è  Quantas vezes interpretamos o que o outro diz sem ao menos deixá-lo concluir seu pensamento?

è  Quantas vezes, antes mesmo de ou­virmos às mensagens até o final, se convencemos de que o conteúdo é ruim?

è  Quantas vezes transformamos os clientes em meros ouvintes passivos?

è  Quantas vezes surgem equívocos na comunicação devido à falta de atenção e de saber escutar.

Desenvolvendo a Auto Motivação

Desenvolvendo a Auto-Motivação nas principais áreas da vida

Área física: Fazer exercícios físicos, cuidar da alimentação, beber 2 litros de água por dia, relaxar dormir, respirar profundamente.

Área mental: Ler mais, pesquisar, assistir bons filmes, bons programas de TV, evitar conversas negativas, falar em doenças, desgraças. 

Área Espiritual: Reservar todos os dias, um momento para recolhimento, para a oração, gratidão. Independente da sua religião. Todos as pessoas vitoriosas, acreditam profundamente em Deus, com o qual, procuram entrar em sintonia na busca de orientação, sabedoria e poder.

 Área social: Procure escolher melhor seus amigos, principalmente fuja daqueles que são inteligentes e negativos. Pois esses, por melhor quem seja seus projetos, eles sempre encontrarão uma forma de lhe provar que seu plano não vai dar certo. 

Procure criar um grupo de amigos sinceros, com os quais você passa contar nos bons ou maus momentos, e que estejam em harmonia com suas idéias, fortalecendo-o na conquista de suas metas. 

Evite fazer parte de “grupinhos”, “panelinhas”. Seja autêntico, ético e transparente com seus colegas e amigos. 

Também não seja individualista, pois, ninguém é uma ilha e Eu Equipe não ganha campeonato, quem ganha é a Equipe Unida. Um por todos e todos pela Instituição.

 Área familiar: Existem pessoas que são maravilhosas no trabalho, mas descarregam todas as suas tensões emocionais na família, quando chegam em casa. Faça um exame do seu relacionamento em casa e procure encontrar mais tempo para sua família e criar um clima de amor, compreensão mútua. Esse comportamento influencia profundamente o seu sucesso pessoal. 

Área financeira: Está comprovado que dinheiro, estabilidade financeira não é resultado do quanto você ganha, mas da forma que administra aquilo que você ganha. Muitas pessoas ganharam verdadeiras fortunas, e acabaram na miséria, enquanto outras, apesar dos poucos rendimentos, ao longo do tempo, conseguiram uma sólida situação financeira.Portanto desenvolva o hábito da economia.

 Área profissional: Procure ser extraordinário naquilo que você faz. Cada dia um pouco melhor. Kazien: Melhoria Contínua, o hoje sempre melhor.