Comunicação - Como conversar na empresa

Comunicação - Como conversar na empresa

 

1 - Não deixe ninguém de fora. Principalmente quando pessoas tímidas estiverem no grupo, encontre uma forma de fazê-las participar para que se sintam incluídas. Faça perguntas simples a respeito da família, das viagens que realizaram, dos projetos que concretizaram ou que estejam em andamento. Pode ter certeza de que essas pessoas se sentirão agradecidas em poder se expressar e não deixar a imagem de que são inibidas.

2 - Valorize a presença de todos no grupo. Mesmo que a pessoa não seja tímida, se ela estiver calada, procure pedir a opinião dela sobre determinados temas para que também possa participar. Em todas as situações, sendo a pessoa tímida ou não, depois que ela falar faça algum tipo de comentário para mostrar que ficou interessado em seu relato.

3 - Faça perguntas apropriadas. Ao conversar não basta apenas fazer perguntas ao interlocutor, é preciso saber qual o questionamento mais adequado para cada circunstância. Para isso, você precisa estar certo do tipo de resposta que deseja e o que pretende fazer com a informação.

4 - Faça perguntas fechadas. Se você precisa iniciar uma conversa, afastar possíveis resistências para chegar a um acordo, ou obter informações rápidas, com respostas curtas e objetivas, faça perguntas fechadas. Nessas circunstâncias as mais apropriadas são: 'quem?', 'há quanto tempo?', 'onde?', 'quando?'.

5 - Faça perguntas abertas. Por outro lado, quando seu objetivo for o de motivar as pessoas para que se envolvam mais na conversa, ou deseja identificar as intenções, desejos ou necessidades que elas efetivamente possuem, faça perguntas abertas, que exigem repostas mais longas e produzem informações mais bem elaboradas. As mais apropriadas são: 'o quê?', 'por quê?', 'como?', 'de que maneira?'.

6 - Você terá vantagens sabendo perguntar. Observe que com as perguntas fechadas você conseguirá respostas objetivas e terá oportunidade de obter rapidamente informações relevantes, sem truncar a conversa, ou desviar a atenção do tema discutido. Enquanto que com as perguntas abertas você fará com que as pessoas falem mais e elaborem o raciocínio de forma mais ampla.

7 - Não discorde sem necessidade. Nem sempre será possível fugir dos confrontos de ideias, mas evite criar resistências desnecessárias. Se tiver de discordar de alguém, em vez de expressar sua opinião imediatamente, procure pedir explicações que demonstrem sua vontade de esclarecer o assunto. Diga, por exemplo: vamos ver se consegui entender bem esse ponto.

8 - Evite perguntas constrangedoras. Ninguém gosta de fazer o papel de desinformado ou incompetente. Por isso, afaste as perguntas que possam provocar constrangimentos. Sempre que puder, não levante questões muito complexas, que sejam difíceis de responder ou que obriguem a pessoa a se desculpar.

9 - Se precisar estique a conversa. Para não deixar a conversa morrer use expressões que motivem a pessoa continuar falando. Geralmente são perguntas curtas ou sinalizações que motivam à sequência do raciocínio ou possibilitam explicações complementares. Por exemplo: 'e aí?'; 'estou compreendendo seu ponto'; 'nem imagino como você se saiu dessa', 'o que você fez?'; 'e então?'; 'como assim?'; 'e você concordou?'.

10 - Demonstre que acompanha a conversa. Use principalmente movimentos da cabeça para afirmar ou negar enquanto a pessoa estiver falando, assim você demonstrará que acompanha a conversa e está interessado nas informações dela. Se puder, interprete reações de surpresa, de espanto, de dúvida, de ansiedade para que a pessoa perceba seu interesse.